Jak nie oszaleć podczas conference calls


Conference calls drama

-Znasz to uczucie, kiedy czekasz ponad 15 minut jak ostatni osioł, zanim dołączą się wszyscy uczestnicy konferencji?

– Albo, kiedy musisz powtarzać całą dotychczasową rozmowę podłączającym się po czasie spóźnialskim?

-Frustruje Cię to ile czasu tracisz podczas tych rozmów?

-Czujesz, że nie masz czasu pracować, bo cały czas musisz uczestniczyć w nieproduktywnych conference calls?

Zobacz parodię, którą znalazłam na You Tube. Jest przezabawna i przy tym niesamowicie prawdziwa…

Wideo i telekonferencje to istna plaga współczesnych korporacji. Kalendarze pracowników biurowych zawalone sąpo brzegi bezużytecznymi, czas marnotrawiącymi wirtualnymi spotkaniami, z których najczęściej wynosi się bardzo mało wartości. Szczerze przyznaję, że mam na nie alergię.

Widzę jak wielu pracowników firm, dla której pracuję jest zawalona po uszy spotkaniami i większość dnia roboczego spędza właśnie na uczestniczeniu w wideokonferencjach…a po godzinach nadrabia z pracą. Narzędzie, które miało oszczędzić czas spędzony na dojazdach, niewykorzystywany z głową, zamienia się w największego pożeracza czasu.

Poniżej kilka wskazówek, które pomogą Ci wywinąć się z tych zjadaczy czasu, albo przynajmniej sprawić, że będą o wiele bardziej produktywne.

1. Jeśli jesteś organizatorem tele/wideokonferencji

1. Odwołaj kolejną konferencję!

 

Tak jak piszą w świetnej książce „Rework” (David Heinemeier Hansson and Jason Fried)–jeśli konferencja nie jest absolutnie konieczna, zaoszczędź wszystkim czasu i frustracji i odwołaj ją.

Szczerze polecam tę książkę, to świetna pozycja, która wywraca do góry nogami utarte schematy, którymi kierujemy się w pracy i biznesie.

Spotkania twarzą w twarz są zwykle mało produktywne, nie wspominając już o telekonferencjach, gdzie wszystko zwykle się opóźnia przez problemy techniczne i spóźnialskich uczestników.

Planuj conference calls tylko, kiedy są absolutnie potrzebne. Unikaj jak ognia wysyłania zaproszeń powtarzających się np. na cotygodniową telekonferencję (recurrent, weekly calls) w celu zebraniu update’u od osób np. zaangażowanych w projekt, który realizujecie razem. Jak widzę takie zaproszenie w mojej skrzynce od razu robi mi się ciepło…To wielka strata czasu! Może wystarczy zbiorowy e-mail?

Albo telefon do konkretnej osoby, która zajmowała się konkretnym punktem projektu i od której potrzebne są informacje? Po co angażować pozostałych uczestników?

2. Wyznaczaj skrupulatnie czas.

 

Jeśli to, co chcesz przekazać nie powinno zająć więcej niż 15 minut nie zajmuj całej godziny w kalendarzu. To tylko zachęci spóźnialskich do spóźnienia się i niepotrzebnie przeciągniesz konferencję. Krótko i na temat. Keep it short and sweet! Dodaj notkę do uczestników, że rozmowa będzie krótka i prosisz, aby wszyscy podłączyli się na czas.

3. Zastanów się kogo zaprosić

 

Zapraszaj tylko najniezbędniejsze osoby, bezpośrednio zaangażowane w projekt, unikaj bezczynnych widzów i słuchaczy, to strata czasu dla nich, jak i dla Ciebie.

Np.

Dear all,

I’ve scheduled a brief conference call to quickly discuss the following project points. It’s a 20-minute call so please make sure you connect on time.

 

  1. The feasibility of the project, the limitations and things to take into consideration @Giovanni, could you please prepare an overview?
  2. The partner management and pricing @ Sarah, this one is for you.
  3. The coordination plan @ Kamil, please prepare an initial draft in bullet points.
conference calls

4. Wyślij podsumowanie

 

Po rozmowie dobrą praktyką jest wysłanie krótkiego maila z zadaniami na przyszły tydzień, żeby każdy wiedział, co ma robić.

Jeszcze lepszym pomysłem jest założenie folderu na Google Drive i udostępnienie go uczestnikom, w którym zapisywane będą ważne informacje, przemyślenia związane z projektem, jak  i otwarte kwestie. Wystarczy mieć konto mailowe na Gmail.com

 

Podczas rozmowy warto wpisywać notatki i zanotować i przydzielić otwarte kwestie, przez co nie będziesz musiał wysyłać maila streszczającego po rozmowie, wszystko będzie już gotowe i w jednym miejscu.

 

Google drive to istna rewolucja, używam go i w pracy i w życiu prywatnym. Co najbardziej w nim cenie jest to, że wszystko to, co wpisuje w dokumenty zostaje automatycznie zapisane i nie muszę martwić się tak jak np. w Excelu, że jak zawiesi mi się komputer i nie zdążyłam zapisać mojej pracy,  tracę wszystko. Do tego wszyscy mają dostęp do dokumentu, przez to nie trzeba wysyłać i prosić się o przesłanie zaktualizowanego dokumentu Excel przez poszczególnych uczestników projektu.  Wszyscy mogą pracować na jednym dokumencie w tym samym czasie.

2. Jeśli jesteś odbiorcą zaproszeń na conference calls

Jak przetrwać conference call jako uczestnik, moje sprawdzone sposoby 🙂

1.Wymigaj się z konferencji, w których nie jest konieczna Twoja obecność.

 

  1. Napisz, że masz inną ważną sprawę w tym czasie, która absolutnie wymaga Twojej obecności.Oto przykłady kilku działających wymówek„I’m very sorry, but I have some urgent matters to attend to. I will make sure Tom fills me in after the meeting”„I’m afraid I have another conference call at the same time that I cannot reschedule, but I’m sure you will manage without me. Should you need my input please drop me an email after the conference”.

Nie możesz się wymigać? A wiesz, że będziesz tylko siedział i biernie słuchał?

2. Koniecznie przynieś swój laptop do salki konferencyjnej 

 

Nie włączaj kamerki i w czasie gdy jest  przestój, bądź gdy nie jest wymagane abyś zabierał głos wycisz mikrofon (put the microfon on mute) i odpowiadaj na maile, bądź cokolwiek innego co popchnie Twoją pracę do przodu.

 

Czekasz 10 minut na spóźnialskich?

Zamiast brać udział w przedłużającym się small talk’u powiedz:

It looks like we need to wait a few minutes for others. I’ll be right back

i zajmij się czymś użytecznym.

 

Jeśli zapytają Cię, dlaczego nie masz podłączonej kamerki możesz powiedzieć, że gdy ją włączasz automatycznie pogarsza Ci się jakość audio i słabo słyszysz użytkowników. To takie white lie (niewinne, białe kłamstwo), które naprawdę zaoszczędzi Ci czas. Uwierz mi nikt nie musi oglądać Twojej znudzonej twarzy jeśli nie bierzesz aktywnego udziału w konferencji. Możesz powiedzieć:

„I’m sorry, the wi-fi is very poor today, every time I switch on the webcam I can’t hear anyone”. 

 

Jeśli ni z gruszki, ni z pietruszki usłyszysz swoje imię i domyślasz się, że zadano Ci pytanie, ale go nie usłyszałeś, możesz zapytać.

“I’m sorry the audio is breaking up (przerywa), I didn’t get the entire question, could you please repeat it?”

conference calls

3. Odwołaj jeśli nie odrobiłeś lekcji.

 

Jeśli Twój wkład (input) jest konieczny w konferencji tj. opiera się na nim cała konferencja i jeśli nie zdążyłeś się przygotować odwołaj ją albo poproś o przełożenie na konkretny dzień. Nie ma nic gorszego dla uczestników, którzy przerwali pracę, aby się podłączyć do rozmowy  tylko po to, aby się dowiedzieć, że nie wniesie żadnej wartości, a jedynie trochę small talk’u. Nie wiem jak Was, ale mnie to doprowadza do szewskiej pasji.

4. Keep everyone updated

 

Po rozmowie wyślij uczestnikom krótkiego maila albo wstaw w plan projektu zadania do zrobienia, aby wszyscy wiedzieli co mają robić. Unikniesz wtedy sytuacji w której łączysz się na kolejną rozmowę i uczestnicy są nieprzygotowani – it’s a waste of time! Tak jak pisałam w punkcie 4 powyżej Google Drive jest rewelacyjnym narzędziem na dzielenie się planami projektów i dokumentami.

5. Ogarnij sprawy techniczne

 

Jeśli będziesz się udzielał podczas konferencji, upewnij się, że jesteś juz zalogowany i gotowy conajmniej 5 minut przed rozpoczęciem rozmowy. Sprawdź czy nie potrzebujesz ściągnąć jakiś wtyczek, Twój mikron i głośnik działa, a kamerka nie odmawia posłuszeństwa. Niestety technika często zawodzi, więc nie zostawiaj sobie sprawdzenia wszystkiego na ostatnia minutę, szczególnie jeśli konferencja jest ważna. Czekanie, aż ktoś podłączy audio i ustawi mikrofon podczas konferencji jest mega ale to mega wkurzające!

W pracy prowadzę rozmowy rekrutacyjne przez Webex. Cały czs mnie zaskakuje, ile osób loguje się na rozmowę i przez conajmniej 5 minut walczy z mikrofonem, bo nie sprawdziła sprzętu przed rozmową. Jest to bardzo nieporofesjonalne.

A Ty jakie masz doświadczenia z conference calls?

[/vc_row_inner]

Dobra, ale co dalej?

Jeśli Twój angielski wymaga podszlifowania, mogę Ci w tym pomóc!

Sekretem nauki języka obcego jest systematyczność. Codziennie mały kroczek to wielki skok w skali roku.

Pamiętaj: Little steps, big results!

– Wskakuj na mojego Instagram’a. Wystarczy 5 minut dziennie, aby nauczyć się czegoś nowego.

CODZIENNIE RANO znajdziesz nowe,  krótkie relacje:

Business Phrase Monday- praktyczne zwroty przydatne w pracy, wymowa i przykłady.

Ask Me A Question Tuesday- odpowiadam na Twoje pytania związane z Business English.

Speak up Wednesday-  ucz się ze mną wymowy, ćwicz i nabieraj pewności w mówieniu.

Mistake Thursday- rozbrajam często robione błędy, które nie wiesz, że robisz!

Casual Friday- nieformalne frazy, które możesz użyć z kolegami w pracy jak i poza biurem.

Chill Saturday, Sunday Fun Day- słownictwo życia codziennego, powiązane z odpoczynkiem, jedzeniem i podróżami.

– Polub stronę Kursy Business English.pl na Facebooku, aby nie przegapić nowych poradników i materiałów.

– Wskocz tutaj jeśli jeszcze nie korzystasz z darmowych materiałów, które przygotowałam.

– Zapisz się na Biznesowy Newsletter, bo tylko z moimi subskrybentami dzielę się najlepszymi smaczkami.

– Jeśli masz jakieś pytanie koniecznie zostaw je w komentarzu a na pewno Ci odpowiem!

                             

Jeśli jest coś, o czym chętnie byś przeczytał zostaw komentarz, będzie to dla mnie cenną wskazówką, aby cały czas ulepszać to miejsce!

                              A jak Ty znosisz conference calls?

Untitled

YOU MIGHT ALSO LIKE

rozmowa o pracę po angielsku
ROZMOWA O PRACĘ PO ANGIELSKU-5 złotych rad rekrutera
May 23, 2019
motywacja do nauki
5 powodów, przez które zawalasz angielski
November 29, 2018
wyznaczanie celów
WYZNACZANIE CELÓW- dlaczego ich nie realizujesz?
October 21, 2018
pomodoro aplikacja
POMODORO- aplikacja, dzięki której się skupisz
October 18, 2018
A na co Ci w ogóle ten cholerny angielski?
October 10, 2018
Business English vocabulary
Business English vocabulary, fiszki, fiszki!
September 22, 2018
motywacja do nauki
Motywacja do nauki? Skąd ją brać?
April 13, 2018